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DSGVO - Datensicherung, aber Wie?

23.05.2018 12:57
von Holger Stadermann
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Daten richtig sichern
Kostenlos ist nicht immer kostenlos

Warum sollten Sie ein DENTAplus Update 18.05 durchführen?

Das Sammeln von Daten, insbesondere über den steuerlichen Aufbewahrungszeitraum hinaus, ist nach der EU-Datenschutz-Richtlinie verboten. Nach der DSGVO sind davon sämtliche Daten umfasst, die nach Abschluss der Auftrags- und Gewährleistungsfrist entfernt werden müssen.

Darüber hinaus besteht die Steuergesetzgebung, die besagt das Belege noch mindestens 10 Kalenderjahre aufbewahrt werden müssen. Dabei gelten für Kostenvoranschläge und Angebote eine Frist von 6 Jahren. Demnach ist das Unternehmen dazu verpflichtet personenbezogene Daten (die nicht mehr benötigt werden) nach Ablauf der Fristen aus Ihrem System zu löschen.

Hierfür haben wir im Dentaplus Update 18.05 eine extra Programmoption eingefügt. Diese erleichtert im Menüpunkt „jährlicher Rhythmus“ die Daten zu beseitigen/bereinigen. Somit können die Daten komfortabel gelöscht werden.  

Betriebssystem aktualisieren

Weiterhin sind Sie auch verpflichtet, Ihren PC und die darauf hinterlegten Daten auf einem laufenden Stand zu halten. Deshalb ist es wichtig einen Datenverlust zu vermeiden und zusätzlich sicher zu stellen, dass im Falle eines Datenverlusts das System innerhalb kürzester Zeit wiederhergestellt wird/werden kann. Dies setzt eine regelmäßige Datensicherung voraus.

Varianten der Datensicherung

Welche Varianten der Datensicherung stehen Ihnen zur Verfügung?

  • Acronis
  • Dentaplus Cloud Sicherung

Wer die Datensicherung auf einem externen Medium, wie einer Festplatte oder einem USB-Stick, vornimmt, ist dazu verpflichtet diese Medium zugriffgeschützt durch ein Passwort zu sichern, das wiederum ….

Dentaplus 18.05 besitz eine neue Sicherungsroutine die sowohl eine kennwortgeschützte Sicherung auf einem externen Datenträger erstellt als auch zusätzlich oder alternativ eine Cloud-Sicherung enthält. Ihre Vorteile dabei auf einen Blick:

  • Updates werden automatisch durchgeführt
  • Deutsche Server und Hochsicherheitszentren
  • 3 facher Zugangscode
  • Datenverschlüsselung
Sicherer Versand von Rechnungen und XML-Datein

E-Mail Verkehr - auf sicheren Weg

Der Versand von Rechnungen und XML-Dateien via E-Mail ist grundsätzlich ungefährlich. Dennoch bestehen Ausnahmen beim Versenden von PDF-Dateien.

Aus diesem Grund wird Ihnen als Erweiterung im Dentaplus 18.05 die Möglichkeit eröffnet, das PDF-Dokument mit einem Kennwort zu versehen. Für den Versand via E-Mail ist nach derzeitigen Stand eine Verschlüsselung mit TLS als Minimalvoraussetzung vorgegeben. Prüfen Sie daher bitte, ob Ihr Mailprogramm die TLS-Verschlüsselung und ob Ihr Anbieter TLS unterstützt. Generell ist von Anbietern wie GMX, WEB oder Gmail abzuraten. Gerne stellen wir Ihnen über unserem Dienst „MailDental“ gesichert und weitgehendst spamgeschützte Accounts zur Verfügung. Generell kann man davon ausgehen, dass die größte Schwachstelle in der elektronischen Kommunikation zwischen Labor und Praxis sicherlich die Nutzung von E-Mail oder ggf. WhatsApp ist. Auch hierzu können wir Ihnen eine sichere Alternative anbieten: Dentaplus Connect.

Als Ersatz für WhatsApp empfehlen wir Ihnen XDentis. Sicherlich nicht so einfach zu handhaben wie WhatsApp, aber Sicherheit hat Ihren Preis. Ihre Kommunikation mit den Kunden ist mit XDentis aus folgenden Gründen geschützt:

  • Updates werden automatisch durchgeführt
  • Deutsche Server und Hochsicherheitszentren
  • 3 facher Zugangscode
  • Datenverschlüsselung

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