Kein grenzenloser Zugriff durch den Betriebsprüfer

TL;DR: Das Finanzamt darf im Rahmen einer Betriebsprüfung auf steuerlich relevante Daten zugreifen – aber nicht grenzenlos. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt: Eine pauschale Anforderung eines Datenträgers ohne genaue Spezifikation ist rechtswidrig. Was das für dein Labor bedeutet, erfährst du hier.

Grundsatz: Datenzugriff ja – aber nur im Rahmen

Grundsätzlich hat das Finanzamt das Recht auf Datenzugriff, wenn die steuerliche Buchhaltung mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wird. Das regelt § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO). Grenzenloser Datenzugriff ist jedoch nicht erlaubt.

Was war der Streitfall vor dem Bundesfinanzhof?

Von einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt, forderte der Betriebsprüfer die Vorlage eines Datenträgers nach GDPdU an. Ein „Datenträger nach GDPdU" ist ein Datenträger, der den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und vom Finanzamt ausgelesen und ausgewertet werden kann. Der Unternehmer legte Einspruch ein – die Begründung sei zu unspezifisch und enthalte keinen Hinweis darauf, dass der Datenträger nur in den Geschäftsräumen genutzt wird.

Das Urteil des BFH

Der BFH bewertete die pauschale Aufforderung, einen „Datenträger nach GDPdU" zu überlassen, als unverhältnismäßig und rechtswidrig. Es fehlte die konkrete Angabe, auf welche Daten wo zugegriffen werden soll. Sind diese Kriterien nicht erfüllt, ist die Aufforderung zur Datenträger-Überlassung rechtswidrig – und muss nicht befolgt werden.

Wichtig: Das Urteil (BFH, Urteil v. 7.6.2021, Az. VIII R 24/18) betrifft nur Unternehmer, die ihren Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Der BFH betonte zudem, dass die Mitnahme eines Datenträgers im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen erfolgen sollte.

Was bedeutet das für dein Dentallabor?

Wenn du deinen Gewinn über die EÜR ermittelst und ein Betriebsprüfer einen Datenträger ohne genaue Spezifikation anfordert, hast du das Recht, Einspruch einzulegen. Achte darauf, dass die Anforderung konkret benennt, welche Daten benötigt werden und unter welchen Bedingungen darauf zugegriffen wird. Im Zweifel solltest du rechtliche Beratung in Anspruch nehmen.

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FAQ – Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Darf das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf alle meine Daten zugreifen?

Nein. Das Finanzamt darf nur auf steuerlich relevante Daten zugreifen und muss dabei konkret angeben, welche Daten es benötigt. Ein pauschaler Zugriff auf alle gespeicherten Daten ist nicht zulässig.

Was ist ein Datenträger nach GDPdU?

Ein Datenträger nach GDPdU ist ein Speichermedium, das Buchführungsdaten in einer Form enthält, die der Finanzbehörde maschinelle Auswertung erlaubt. Er muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

Was hat der BFH in seinem Urteil vom 7.6.2021 entschieden?

Der BFH (Az. VIII R 24/18) hat entschieden, dass eine pauschale Aufforderung zur Vorlage eines Datenträgers ohne konkrete Spezifikation der gewünschten Daten unverhältnismäßig und rechtswidrig ist.

Für wen gilt das BFH-Urteil zur Datenzugriffsbeschränkung?

Das Urteil betrifft ausschließlich Unternehmer, die ihren Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung ermitteln – nicht Betriebe mit doppelter Buchführung.

Was kann ich tun, wenn ein Betriebsprüfer einen zu umfangreichen Datenzugriff verlangt?

Du kannst Einspruch einlegen und verlangen, dass die Anforderung konkretisiert wird. Im Zweifel solltest du einen Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen, bevor du Daten herausgibst.