Warum die Monatsaufstellung keine E-Rechnung ist

TL;DR: Die Monatsaufstellung ist kein Rechnungsdokument – sie ist ein reines Übersichtsdokument für Zahlungseingänge. Du musst bei ihr weder eine fortlaufende Belegnummer noch XML-Formate beachten. Und: Mehrwertsteuer auf der Monatsaufstellung auszuweisen ist nicht erlaubt.

E-Rechnung und Monatsaufstellung – zwei verschiedene Dinge

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung stellt sich erneut die Frage, welche Rolle die Monatsaufstellung dabei spielt. Die E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung: Sie erfordert die Ausstellung von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format – beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und enthalten spezifische Anforderungen, darunter XML-Daten und fortlaufende Belegnummern.

Die Monatsaufstellung ist davon vollständig getrennt.

Was ist die Monatsaufstellung?

Die Monatsaufstellung dient ausschließlich als Übersichtsdokument – sie fasst geplante Zahlungseingänge zusammen. Sie ist nicht für die elektronische Übermittlung im Rahmen der E-Rechnung vorgesehen. Daher musst du bei der Monatsaufstellung weder eine fortlaufende Belegnummer angeben noch sie im XML-Format erstellen. Sie erfüllt nicht die Anforderungen des Finanzamts an eine E-Rechnung und wird auch nicht als solche behandelt.

In der Praxis bedeutet das: Als Dentallabor beachtest du bei der Erstellung einer Monatsaufstellung keine zusätzlichen formalen Anforderungen, die für die E-Rechnung gelten. Das schützt dich vor Missverständnissen.

Monatsaufstellung ist keine Rechnung

Die Monatsaufstellung ist keine Rechnung im rechtlichen Sinne. Das bedeutet: Sie darf keine steuerlich relevanten Informationen enthalten und kann nicht zur Geltendmachung der Vorsteuer verwendet werden.

Darf die Mehrwertsteuer auf der Monatsaufstellung ausgewiesen werden?

Nein. Auf der Monatsaufstellung darf keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Das würde den Eindruck einer Rechnung oder Sammelrechnung erwecken – mit potenziell unangenehmen steuerlichen Konsequenzen.

Die vergebenen Belegnummern in der Monatsaufstellung dienen ausschließlich der internen Zuordnung für Zahlungseingänge – sie haben keine steuerliche Relevanz. Ein konkretes Beispiel: Wenn eine Monatsaufstellung fälschlicherweise als Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer behandelt wird, kann das zu fehlerhaften Buchungen und Prüfungsproblemen durch das Finanzamt führen.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ändert viel – aber nicht die Rolle der Monatsaufstellung. Sie bleibt ein reines Übersichtsdokument. Du weist keine Mehrwertsteuer aus und verwechselst sie nicht mit einer Rechnung. So behältst du den Überblick über Zahlungseingänge, ohne zusätzliche steuerliche Risiken einzugehen.

Kostenlose Beratung buchen – bei Unklarheiten zur E-Rechnung oder Monatsaufstellung helfen wir dir weiter.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen einer Monatsaufstellung und einer E-Rechnung?

Die Monatsaufstellung ist ein internes Übersichtsdokument für Zahlungseingänge – ohne steuerliche Funktion. Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das maschinell verarbeitet werden kann und gesetzlichen Anforderungen unterliegt.

Muss ich bei der Monatsaufstellung eine fortlaufende Belegnummer angeben?

Nein. Eine Monatsaufstellung muss weder eine fortlaufende Belegnummer aufweisen noch im XML-Format erstellt werden. Sie ist kein Rechnungsdokument.

Darf ich die Mehrwertsteuer auf der Monatsaufstellung ausweisen?

Nein. Das ist nicht erlaubt, da die Monatsaufstellung keine Rechnung ist. Ein Mehrwertsteuerausweis könnte als Rechnung interpretiert werden und steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ab wann müssen Dentallabore E-Rechnungen empfangen können?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen – also auch Dentallabore – in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Versand gilt für kleine Unternehmen (inkl. der meisten Dentallabore) eine Frist bis zum 01.01.2027.

Hat die Einführung der E-Rechnung Einfluss auf die Monatsaufstellung?

Nein. Die E-Rechnung und die Monatsaufstellung sind vollständig voneinander getrennt. Die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung gelten nicht für die Monatsaufstellung.