Checkliste: Erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor

TL;DR: Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung klargestellt – das betrifft auch dein Dentallabor. Diese Checkliste zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die richtige Lösung auswählst, einrichtest und erfolgreich einführst.

Personalzeiterfassung im Dentallabor: Pflicht, keine Kür

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Grundsatzurteil klargestellt: Arbeitszeit muss erfasst werden. Das BAG stützt sich dabei auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus Mai 2019 – das sogenannte Stechuhr-Urteil. Dieses Gerichtsurteil betrifft alle Dentallabore. Viele Inhaber sind deshalb auf der Suche nach einer passenden Lösung.

Wir haben für zahntechnische Betriebe eine praxisnahe Checkliste für die erfolgreiche Einführung der Personalzeiterfassung zusammengestellt.

Auswahl der richtigen Personalzeiterfassung für dein Dentallabor

Schritt 1: Bestimme deine Bedürfnisse

Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, solltest du genau wissen, welche Funktionen du wirklich brauchst. Stelle dir folgende Fragen:

• Wie viele Mitarbeiter hat dein Labor?
• Welche Zeitarten müssen erfasst werden? (z.B. reguläre Arbeitszeit, Überstunden, Pausen)
• Welche Zeiteinheiten sind relevant? (pro Tag, pro Woche, pro Monat)
• Brauchst du auch Urlaubs- und Krankheitszeiterfassung?
• Soll die Lösung integrierbar sein mit deiner Auftragssteuerung oder Dentalabrechnungssoftware?
• Bevorzugst du eine webbasierte oder lokal installierte Lösung?
• Gibt es besondere Anforderungen, z.B. durch die staubige Arbeitsumgebung im Labor oder den eingeschränkten Computer-Zugang deiner Mitarbeiter?

Schritt 2: Vergleiche die Lösungen am Markt

Sobald du deine Anforderungen kennst, vergleichst du die verfügbaren Lösungen. Achte nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Qualität und Zuverlässigkeit. Frag andere Kunden nach ihren Erfahrungen oder wende dich an deinen IT-Partner des Vertrauens.

Prüfe außerdem, ob branchenspezifische Lösungen verfügbar sind – wie die DENTAplus® Zeiterfassung für Dentallabore. Diese ist speziell auf die Abläufe zahntechnischer Betriebe zugeschnitten und bildet den Arbeitsalltag im Labor ideal ab.

Einrichtung der Lösung im Dentallabor

Bei der Einrichtung gibt es einige wichtige Punkte zu beachten:

• Passe die Software an die Bedürfnisse deines Labors an. Branchenspezifische Lösungen helfen dabei.
• Achte darauf, dass die Lösung zur Arbeitsumgebung passt. Für Mitarbeiter mit wenig Computer-Zugang eignen sich Online-Lösungen ebenso wenig wie Fingerabdruckscanner in staubiger Umgebung.
• Schule deine Mitarbeiter gründlich in der Nutzung der Software.
• Stelle sicher, dass die Lösung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt – idealerweise eine deutsche Lösung.

Richte die Lösung nach deinen Laboranforderungen ein

Sorge dafür, dass alle relevanten Informationen in den Stammdaten korrekt hinterlegt sind. Gute Vorarbeit spart dir später viele Kopfschmerzen. Prüfe dabei:

• Sind alle Mitarbeiter eingetragen?
• Sind keine Doppelbuchungen vorhanden?
• Stimmen die Schichten mit den tatsächlich gearbeiteten Zeiten überein?
• Sind alle Urlaubs- und Sonderurlaube berücksichtigt?
• Wie viele Stunden arbeitet jeder Mitarbeiter?
• Welche Mitarbeiter haben Sonderregelungen im Arbeitsvertrag?
• Werden Überstunden oder Wochenendarbeit anders verrechnet?

Teste die Lösung vor der Einführung gründlich

So stellst du sicher, dass alle Funktionen korrekt arbeiten und keine Fehler auftreten.

Führe die Lösung schrittweise ein

Starte mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern und erweitere den Kreis nach und nach, bis alle damit arbeiten.

Halte regelmäßige Schulungen ab

Die meisten Fehler entstehen durch falsche Nutzung der Software – vergessenes Ein- oder Ausbuchen zum Beispiel. Frag deinen Serviceprovider nach Schulungsunterlagen oder Konzepten.

Überwache den Einsatz kontinuierlich

So kannst du schnell reagieren und Einstellungen anpassen, um Passgenauigkeit und Effizienz weiter zu steigern.

Auswertung der erfassten Daten

Nach der erfolgreichen Einführung ist die Auswertung der Daten entscheidend. Erstelle für den ersten Monat eine Übersicht, in der jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit pro Tag und pro Woche aufgelistet hat. So siehst du schnell, ob die Eingaben korrekt sind. Besonders wichtig ist der Vergleich mit tatsächlich geleisteten Stunden – insbesondere bei Mitarbeitern mit Überstunden. Sind keine Unregelmäßigkeiten zu erkennen, arbeitet das System effizient.

Zeiterfassung: Transparenz, Rechtssicherheit und Kosteneinsparung

DENTAplus® Zeiterfassung ist deine Kommandozentrale für alle Aktivitäten rund um die Personalzeiterfassung. Du erhältst jederzeit einen Überblick zu aktuellen An- und Abwesenheiten, zur Pünktlichkeit deiner Mitarbeiter und zum aktuellen Saldo der Arbeitszeitkonten. Hard- und Software lassen sich flexibel für deine Betriebsgröße zusammenstellen.

Beliebte Features der DENTAplus® Zeiterfassung

• Transparenz für alle Beteiligten – schafft Vertrauen im Team
• Zeitersparnis durch individuelle Automatikbuchungen – weniger manueller Aufwand
• Flexible Zeitpläne für Mitarbeiter – passend für jede Betriebsgröße

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FAQ

Sind Dentallabore zur Personalzeiterfassung verpflichtet?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass Arbeitszeit erfasst werden muss. Das Urteil stützt sich auf eine EuGH-Entscheidung aus 2019 und betrifft alle Dentallabore unabhängig von der Betriebsgröße.

Welche Lösung eignet sich für die Personalzeiterfassung in Dentallaboren?

Ideal ist eine branchenspezifische Lösung wie DENTAplus® Zeiterfassung. Sie ist speziell auf die Abläufe zahntechnischer Betriebe zugeschnitten, erfüllt alle deutschen gesetzlichen Anforderungen und lässt sich mit bestehender Software integrieren.

Welche Zeitarten müssen Dentallabore erfassen?

Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Ruhepausen erfasst werden – unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis.

Wie führe ich Personalzeiterfassung im Dentallabor erfolgreich ein?

Die Einführung gelingt am besten schrittweise: Anforderungen definieren, Lösung auswählen, Stammdaten sorgfältig pflegen, Mitarbeiter schulen, klein starten und den Kreis nach und nach erweitern. Kontinuierliche Überwachung und Auswertung sichern den Erfolg.

Kann ich DENTAplus® Zeiterfassung mit meiner Dentalabrechnungssoftware verbinden?

Ja. DENTAplus® Zeiterfassung lässt sich mit anderen DENTAplus®-Modulen wie Auftragssteuerung und Dentalabrechnung integrieren – für ein nahtloses Gesamtsystem ohne Doppelerfassung.