Einführung der eRechnung: Was Dentallabore wissen müssen

TL;DR: Ab 2025 musst du als Dentallabor E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Zum Versand hast du als kleines Unternehmen Zeit bis zum 01.01.2027. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung – es braucht ein strukturiertes XML-Format wie ZUGFeRD oder XRechnung.

Was ist eine eRechnung?

Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist keine eRechnung. Eine echte E-Rechnung wird elektronisch in einem strukturierten Format übermittelt, das Buchhaltungssysteme direkt verarbeiten können. Sie ist nicht nur visuell lesbar, sondern auch maschinell auswertbar. Das gängigste Format ist XML – in verschiedenen Ausprägungen wie ZUGFeRD und XRechnung.

Was ändert sich ab 2025?

Ab dem 01.01.2025 gilt: Du musst als Dentallabor E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Das bedeutet, du überprüfst deine Prozesse für Eingangsrechnungen und passt sie gegebenenfalls an.

Wichtiger Hinweis: DENTAplus® Dentalabrechnung ist in diesen Prozess nicht involviert. DENTAplus® ist eine hervorragende Lösung für die Abrechnung deiner zahntechnischen Leistungen. Für die Verwaltung von Eingangsrechnungen benötigst du eine separate Softwarelösung – beispielsweise DATEV Unternehmen Online.

Welche Fristen gelten für den Versand von eRechnungen?

Die Fristen hängen von der Unternehmensgröße ab:

• Große Unternehmen: Versandpflicht ab dem 01.01.2026.
• Kleine Unternehmen (darunter fallen die meisten Dentallabore): Versandpflicht ab dem 01.01.2027.

Für den Versand hast du also noch etwas Zeit – aber starte spätestens 6 Monate vor Ablauf der Frist mit der Implementierung. Diese Vorlaufzeit brauchst du, um ausreichend Erfahrung zu sammeln und einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Die häufigsten Fragen aus Dentallaboren zur eRechnung

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail nicht schon eine eRechnung?

Nein. Eine PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen einer eRechnung. Sie muss in einem strukturierten Format wie XML übermittelt werden, damit sie automatisiert verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF ist lediglich eine digitale Version einer Papierrechnung – nicht maschinell auslesbar.

Ich versende bereits XML-Dateien an Krankenkassen – reicht das?

Nein. Die XML-Dateien für Krankenkassenabrechungen entsprechen spezifischen Abrechnungsformaten, die nur für diesen Austausch ausgelegt sind. Sie erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eRechnungen für den Austausch mit Geschäftspartnern und Finanzämtern. Prüfe, ob deine Dentalabrechnungssoftware Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen kann.

Mein Steuerberater sagt, ich muss ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen versenden – stimmt das?

Dein Steuerberater hat recht, was das Empfangen betrifft. Für das Versenden gilt für Dentallabore die Frist 01.01.2027. Mit einer passenden Softwarelösung wie DENTAplus® bist du jedoch bestens vorbereitet.

Welche Informationen brauche ich von meinen Kunden für eine eRechnung?

Du benötigst:

1. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
2. Bankverbindung
3. Elektronische Rechnungsadresse (meist eine spezifische E-Mail-Adresse)

Diese Informationen sind notwendig, damit die eRechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und korrekt verarbeitet werden kann.

So bereitest du dich vor

Nutze die Zeit bis 2027, um deine Systeme anzupassen. Behalte die aktuellen Entwicklungen im Blick und sichere dir durch frühzeitige Anpassung einen Vorsprung. Bei Fragen stehen wir dir jederzeit zur Verfügung.

Kostenlose Beratung buchen – wir helfen dir, die eRechnung sicher und rechtzeitig umzusetzen.

FAQ

Was ist eine eRechnung und warum ist sie Pflicht?

Eine eRechnung ist ein elektronisch übermitteltes Dokument in einem strukturierten Format (XML) – maschinenlesbar und direkt in Buchhaltungssystemen verarbeitbar. Der Gesetzgeber macht sie für alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtend, um Prozesse zu automatisieren und Steuerbetrug zu reduzieren.

Welche eRechnung-Formate gibt es in Deutschland?

Die gängigsten Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybrides Format mit PDF und XML). Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Muss ein Dentallabor ab 2025 E-Rechnungen versenden?

Nein – für kleine Unternehmen (darunter fallen die meisten Dentallabore) gilt die Versandpflicht erst ab dem 01.01.2027. Empfangen und verarbeiten müssen alle Unternehmen eRechnungen jedoch bereits ab dem 01.01.2025.

Wie unterscheidet sich die zahntechnische XML-Datei von der eRechnung?

Die XML-Datei für Krankenkassen ist ein spezielles Abrechnungsformat nur für diesen Bereich – sie entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen an eRechnungen für den allgemeinen Geschäftsverkehr.

Welche Software brauche ich für die eRechnung im Dentallabor?

Du benötigst eine separate Buchhaltungslösung für Eingangsrechnungen – zum Beispiel DATEV Unternehmen Online. DENTAplus® Dentalabrechnung ist deine Lösung für die Abrechnung zahntechnischer Leistungen und nicht für die Verwaltung von Eingangsrechnungen zuständig.