Weniger Fachkräfte, mehr Verwaltung – das ist die Realität in vielen Dentallaboren. Wer Abläufe digitalisiert, Informationen bündelt und Abrechnungsschritte teil-automatisiert, gewinnt täglich Zeit für Qualität, Beratung und termingerechte Lieferung.
Effizienz ist Chefsache – gerade jetzt
Der Fachkräftemangel trifft Dentallabore doppelt: Qualifizierte Mitarbeitende sind rar, gleichzeitig frisst Verwaltung immer mehr Zeit. Laut Branchenreport der Gesundheitshandwerke 2025 (VDZI/ZDH) sank die Zahl der Zahntechniker:innen von 50.120 (2017) auf 46.248 (2023), die Ausbildungsverträge von 4.123 auf 2.679 – Zahntechnik ist offiziell Engpassberuf. Projekte wie Dental Digital³ zeigen zusätzlich: Digitale Workflows erhöhen nicht nur die Präzision, sondern senken messbar Zeit- und Materialkosten.
Die Konsequenz: Wer Aufgaben automatisiert und Informationen zentral verfügbar macht, entlastet das Team, schafft Kapazität für hochwertige Handarbeit – und wird attraktiver für Talente.
Abrechnung: vom Bottleneck zum Team-Prozess
In vielen Laboren hängt die Fakturierung komplexer Leistungen an wenigen Spezialist:innen. Fällt jemand aus, stocken Rechnungsstellung und Liquidität. Gleichzeitig investieren Meister:innen und Inhaber:innen selbst viel Zeit in Kostenvoranschläge – Zeit, die in Fertigung, QS und Kundenberatung fehlt.
So funktioniert teil-automatisierte Abrechnung in der Praxis
Grafisches Zahnschema mit BEL/BEB-Logik: Per Klick auf Zahn/Kiefer werden Leistungen gewählt; BEL- oder BEB-Positionen inkl. Material/Mengen werden automatisch hinterlegt.
Durchgängiger Dokumenten-Workflow: Aus einem Datensatz entstehen Kostenvoranschlag, Auftrag und Rechnung – Doppeleingaben entfallen.
Schnelle Einarbeitung: Visuelle Auswahl statt Zahlencodes verkürzt die Lernkurve deutlich.
Praxisbeispiel: Ein mittelgroßes Labor (18 Mitarbeitende) reduzierte die Zeit für die Belegerstellung um ca. 80 % und verteilte die Aufgaben auf drei Personen. Die Laborleitung gewann täglich rund 1 Stunde für Qualitätskontrolle und Kundengespräche zurück.
Nebeneffekt: Die klare Struktur erleichtert arbeitsteilige Abrechnung – Routinetätigkeiten können delegiert oder parallel erledigt werden, ohne Spezialwissen zu verlieren.
„Single Point of Truth“: alle Daten, jederzeit verfügbar
Im Alltag gehen Minuten (und Nerven) verloren, wenn Informationen gesucht oder telefonisch erfragt werden müssen. Ein zentraler, digitaler Informationsort beendet das Suchspiel und schafft Transparenz.
Kernelemente einer zentralen Laborplattform
Auftragsübersicht: Ampelstatus, Fertigstellungstermin, Verantwortliche auf einen Blick.
Medienbibliothek: Fotos, Scans, PDFs und Chatverläufe direkt am Auftrag.
Aktivitäten-Stream: Telefonvermerke, Änderungen und Freigaben mit Zeitstempel.
Schnellsuche: Jede Arbeit in Sekunden auffindbar – auch außer Haus.
Nutzen in Zahlen: In einem 10-Personen-Labor reduzierte ein zentraler Informationshub Such- und Rückrufzeiten um ~30 % (≈ 10 Minuten pro Tag und Person). Bei 22 Arbeitstagen sind das ~37 Stunden pro Monat.
Quick Wins für den Einstieg
Zentrale Auftragserfassung (Patient, Auftrag, Auslieferdatum, Foto).
Mobile Foto- & Textdokumentation per Smartphone/Tablet.
Barcode-Etiketten auf Schalen und Versandkartons.
Echtzeit-Kommunikation: weniger Rückrufe, weniger Fehler
Viele Kanäle, eine Anforderung: Die Info muss schnell in den Auftrag.
So geht’s in 3 Schritten
Anruf annehmen – Praxis wünscht z. B. Farbkorrektur.
Sprach- oder Texteingabe: „VITA A2 → A3 auf 11“.
Echtzeit-Sync – der Eintrag erscheint im Auftrag; Techniker:innen sehen die Änderung beim nächsten Scan.
Mit Tablet oder Smartphone dauert das < 30 Sekunden. Unklare Notizen und doppelte Dokumentation entfallen.
Effekte aus Laboren:
Weniger Unterbrechungen, konzentrierteres Arbeiten an der Bank.
Klare Verantwortlichkeiten, da jede Eingabe protokolliert wird.
Schnellstart: Labor-App aktivieren, 1-Stunden-Kurzschulung – ab Tag 1 erfasst das Team Änderungen direkt am Arbeitsplatz.
Arbeiten finden, bevor sie vermisst werden
Verlegte Schalen verursachen Suchstress, Nacharbeit und Terminverzug. Barcode-basiertes Tracking macht jeden Schritt nachvollziehbar.
Tracking-Workflow in 3 Stufen
Etikettierung beim Auftragseingang: Eindeutiger Barcode direkt aus dem digitalen Auftrag; bei Bedarf auf Schale, Modell, Versandtasche.
Digital abhaken an Schlüsselstationen: z. B. nach Fräsen, bei Zwischen-/Endkontrolle oder beim Verpacken; ein Tablet pro Bereich genügt.
Ausgangs-/Versand-Scan: Auftrag wird ausgebucht; der Status ist jederzeit auskunftsfähig.
Praxisnutzen: In einem 10-Personen-Labor sank die Suchzeit pro fehlender Schale von 12 auf 2 Minuten.
Fazit
Digitale Laborverwaltung ist kein Selbstzweck. Mit teil-automatisierter Abrechnung, einem zentralen Informationshub, Echtzeit-Kommunikation und schlankem Tracking gewinnen Labore täglich Zeit – und investieren diese in präzise Handarbeit, bessere Beratung und pünktliche Liefertermine. Schon kleine Teams erzielen binnen weniger Wochen spürbare Effekte. Wer heute startet, hat morgen mehr Freiraum für das, was Zahntechnik ausmacht: handwerkliche Exzellenz für zufriedene Patientinnen und Patienten.
