Datensicherung im Dentallabor

TL;DR: Dentallabore müssen Daten DSGVO-konform aufbewahren und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen löschen. Mit der richtigen Backup-Strategie – lokal und in der Cloud – schützt du dein Labor vor Datenverlust und Datenschutzverstößen.

DSGVO-konforme Datenhaltung im Dentallabor

Nach der EU-Datenschutz-Richtlinie ist das Aufbewahren von Daten über den steuerlich zulässigen Zeitraum hinaus verboten. Die DSGVO schreibt vor: Alle Daten, deren Auftrags- und Gewährleistungsfrist abgelaufen ist, müssen gelöscht werden.

• Personenbezogene Daten – mindestens 10 Jahre aufbewahren (Steuergesetz)
• Kostenvoranschläge und Angebote – Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren

Im DENTAplus® Update 18.05 haben wir eine eigene Programmoption hinzugefügt: Im Menüpunkt jährlicher Rhythmus kannst du Daten bequem löschen und bereinigen – rechtskonform und mit wenigen Klicks.

Betriebssystem aktuell halten

Halte deinen PC und alle gespeicherten Daten stets auf dem neuesten Stand. Aktuelle Systeme vermeiden Datenverluste und stellen sicher, dass du im Notfall schnell wiederherstellen kannst. Die Basis dafür ist eine regelmäßige Datensicherung.

Varianten der Datensicherung im Dentallabor

Für die Datensicherung stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Acronis – bewährte Backup-Lösung für lokale und netzwerkbasierte Sicherung
• DENTAplus® Cloud-Sicherung – direkt in DENTAplus® integriert

Wer Daten auf einem externen Speichermedium sichert, muss dieses mit einem Passwort schützen. DENTAplus® 18.05 enthält eine neue Sicherungsroutine: Du erstellst damit eine kennwortgeschützte Sicherung auf einem externen Datenträger – zusätzlich oder alternativ in der Cloud.

Vorteile auf einen Blick:

• Updates werden automatisch durchgeführt
• Deutsche Server und Hochsicherheitszentren
• Dreifacher Zugangscode und Datenverschlüsselung

E-Mail-Verkehr sicher gestalten

Rechnungen und XML-Dateien lassen sich in der Regel ungefährlich per E-Mail versenden. Vorsicht ist aber bei PDF-Dateien geboten. DENTAplus® 18.05 ermöglicht es dir, PDF-Dokumente mit einem Kennwort zu versehen.

Als Mindestvoraussetzung für den E-Mail-Versand gilt heute TLS-Verschlüsselung. Prüfe, ob dein Mailprogramm und dein Anbieter TLS unterstützen. Anbieter wie GMX, WEB oder Gmail sind für den Laboralltag generell nicht empfehlenswert. Über unseren Dienst MailDental stellen wir dir sichere, weitgehend spamgeschützte Accounts bereit.

Die größte Schwachstelle in der Kommunikation zwischen Labor und Praxis bleibt der Einsatz von E-Mail oder WhatsApp. Eine sichere Alternative bietet DENTAplus® Connect. Ergänzend dazu ist XDentis eine sichere Lösung für die Patientenkommunikation. Die Vorteile:

• Automatische Updates
• Deutsche Server und Hochsicherheitszentren
• Dreifacher Zugangscode
• Datenverschlüsselung

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FAQ

Wie lange müssen Dentallabore Daten aufbewahren?

Personenbezogene Daten müssen gemäß Steuergesetzgebung mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Kostenvoranschläge und Angebote unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Danach sind die Daten zu löschen.

Welche Backup-Lösung eignet sich für Dentallabore?

Bewährt haben sich Acronis für lokale Backups sowie die integrierte DENTAplus® Cloud-Sicherung. Ideal ist eine Kombination aus lokalem Backup auf einem passwortgeschützten externen Datenträger und einer zusätzlichen Cloud-Sicherung.

Wie oft sollte ein Dentallabor seine Daten sichern?

Empfohlen wird eine tägliche Datensicherung. Je häufiger Daten entstehen, desto kürzer sollten die Backup-Intervalle sein – um Datenverluste im Schadensfall zu minimieren.

Ist die Kommunikation per E-Mail zwischen Labor und Praxis sicher?

Für Rechnungen und XML-Dateien ist E-Mail in der Regel akzeptabel, sofern TLS-Verschlüsselung aktiv ist. Für sensiblere Kommunikation empfehlen sich sichere Lösungen wie DENTAplus® Connect oder MailDental – statt Anbieter wie GMX oder WhatsApp.

Was ist DENTAplus® Connect und wofür wird es genutzt?

DENTAplus® Connect ist eine sichere digitale Kommunikationslösung für den Austausch zwischen Dentallabor und Zahnarztpraxis. Es ersetzt unsichere Kanäle wie WhatsApp und schützt die übermittelten Daten durch Verschlüsselung und deutsche Server.